La digitalisation réinvente l’accès aux bureaux

06/01/2021

Digitaliser intégralement l’accès des immeubles de bureaux pour les locataires, collaborateurs, prestataires et invités est un enjeu de flexibilisation majeur qui permet de revaloriser les actifs sous-utilisés.

flex access bureaux © Copyright Shutterstock

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Plusieurs acteurs proposent désormais ce service en plein développement.

Pour acheter son billet de train, présenter sa carte d’embarquement à l’aéroport, commander son déjeuner, les Français ont dorénavant le réflexe du mobile. Nos habitudes ont changé, et si la « monétique » a pris de l’avance en matière d’usages, le contrôle des accès aux lieux physiques prend lui aussi le virage de la digitalisation. Débloquer une porte de salle de réunion réservée au préalable sur sa messagerie, s’assurer de la capacité d’accès à ses bureaux d’un visiteur, gérer les flux d’utilisateurs dans les étages, optimiser l’exploitation de son parking… Autant de portes ouvertes puis refermées, de barrières levées ou encore de battants d’ascenseurs qui coulissent qui peuvent être monitorés à distance. C’est le rôle des applications de contrôles d’accès. Une fois installés, elles facilitent immédiatement le quotidien des usagers.

« Typiquement, nous répondons à des besoins d’entreprises qui souhaitent créer des parcours – et donc des autorisations d’accès – différenciés selon qu’il s’agisse d’un employé d’un autre site, d’un fournisseur ou d’un prestataire de maintenance », raconte Jérémy Fain, directeur général de Welcomr. Branché sur une porte, son boîtier commandé à l’aide d’un smartphone permet de contrôler l’accès des usagers. « Pour chaque profil, nous customisons les droits, de la reconnaissance des plaques d’immatriculation à l’ouverture du casier personnel ou de la salle de réunion, poursuit-il. De même, des foncières tertiaires ou des gestionnaires de parties communes souhaitent harmoniser l’accès à leurs immeubles au travers d’une technologie unique pilotable à distance. C’est plus pratique, et cela permet de réduire les coûts de gestion ».


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Réduction des coûts de gestion, facilitation de l’usage du bâtiment au quotidien… « les technologies de type ‘contrôleurs connectées’ apportent de la valeur aux actifs immobiliers, au même titre que les activités en pieds d’immeubles ou les services de coworking » explique François Kervran de de Nexity Solutions Digitales. Aujourd’hui, la digitalisation du contrôle d’accès fait partie des usages attendus par les propriétaires. Un constat sans appel pour Nexity Solutions Entreprise qui s’est traduit, dès 2019, par la création de son propre contrôleur connecté, à même d’équiper des campus de bureaux entiers comme des immeubles de tailles plus modestes.  Une solution baptisée « FlexAccess », actuellement en phase de tests, et composée de deux éléments : une partie « back-end », hébergée sur le cloud et administrée par des web-services, et une partie « hardware », le contrôleur équipé d’un lecteur de badges et qui contrôle l’ouverture (et la fermeture) de tous types de portes (porte classique, ascenseur, etc.). « Notre technologie permet quantité d’usages tout en étant compatible à la fois avec des QR codes, mais aussi avec le Bluetooth et les ‘pin codes’, entre autres » poursuit François Kervran.

FlexAccess est votre interlocuteur unique pour équiper vos bâtiments d’un contrôle d’accès qui répond à toutes vos exigences. 

Outre les accords d’accès, ces nouvelles technologies permettent de simplifier la réservation de salles ou de services. Une fois le service réservé, un QR code est envoyé sur l’application mobile et permet l’accès à la zone autorisée. « Il y a une vraie mobilisation des directions immobilières et des services généraux qui cherchent à rationaliser leurs usages. Et cela passe notamment par tout ce qui a trait à la réservation des espaces, explique Jérémy Fain. Et c’est encore plus vrai en période Covid. Comme les réunions physiques se font plus rares, elles deviennent encore plus stratégiques, il faut être certain qu’elles puissent se dérouler dans les conditions optimales, que la salle soit bien libre, etc… ». « Nous équipons en ce moment 7 salles de réunion dans un très gros actif tertiaire, abonde François Kervran. Des salles de conseil de grandes tailles jusque-là très peu utilisées. Avec Flex-Access, nous rendons ces salles accessibles à des personnes extérieures au bâtiment, qui peuvent les réserver en ligne et y accéder de manière dématérialisée ». Et les données ? « Elles sont entièrement cryptées de A à Z », prévient-il.

« Le contrôleur connecté est très adaptée aux usages du tertiaire, explique François Desgardin, Secrétaire général de Nexity Solutions Entreprise. En créant notre propre produit, nous allons être en mesure d’intégrer le contrôle d’accès dans le pilotage tout entier des immeubles, au même titre que les services, les RIE… ». L’ensemble de ces « briques » permettent de flexibiliser la gestion des actifs, et donc de les revaloriser. « Demain, le résidentiel, les espaces de coliving pourront également être équipés. Mais rien que dans les bureaux, le potentiel est énorme. En rendant accessibles des espaces à des personnes qui ne pouvaient pas y accéder avant, nous ajoutons de la valeur à des actifs, à des horaires jusque-là sous-exploités. ». « FlexAccess nous a aidé à optimiser le taux d’occupation de nos bureaux, en facilitant l’affectation de zones mal exploitées à de nouveaux locataires ou à de nouveaux services partagés », témoigne Marianne, directrice d’une foncière immobilière. Côté Welcomr, on envisage également un usage en temps de crise : « nous travaillons sur une fonctionnalité permettant, en cas d’incendie par exemple, d’indiquer directement aux pompiers quelles personnes sont encore dans l’immeuble et dans quelle zone ».